Вот представьте себе магазинчик, где товар ведёт себя как подросток на каникулах — то появляется, то исчезает без следа и объяснений. Вы, конечно, думаете: «Ну что тут сложного? Продал пачку кофе — списал её в учёте». Но нет!
В реальности это похоже на игру в прятки с самим собой. Продавали кофе по кассе?
Отлично! А вот приняли по накладной?
Тоже хорошо. Списали битую банку? Ещё лучше!
Вернули товар без чека? Вот тут начинается веселье! Каждое из этих действий меняет остаток на полке, но отражается в учёте с таким опозданием и приблизительностью, что даже самый опытный сыщик сойдётся с ума.
Владелец маленького магазинчика площадью 40-60 квадратных метров — а это примерно размер однокомнатной квартиры, только вместо дивана там стеллажи с крупами — видит на кассе: за месяц пробили 40 пачек молотого кофе одной марки.
Идёт пересчитывать на полках и в подсобке — а там целых 52 пачки! По накладным пришло 100 штук. Арифметика вроде бы сходится, но здравый смысл бьёт тревогу: владелец помнит, что заказывал кофе дважды, а не один раз.
Тут же возникает ощущение, будто кофе размножается или прячется от него по углам.
Начинается классическая игра «Угадай-ка»: может быть, вторая накладная так и не попала в тетрадь; возможно, часть кофе продали под видом другого сорта — ведь когда искали позицию на кассе, ткнули пальцем куда-то рядом; или знакомые забрали пару пачек «запишем потом» — ну вы понимаете. Все три версии звучат правдоподобно и проверить их невозможно. Это как пытаться понять, куда пропал последний кусок пиццы: виноват либо кот, либо сосед сверху.
Пересорт — это когда физически продали один товар, а по кассе прошёл другой.
В маленьком магазине это случается так часто и естественно, что можно было бы снять комедийный сериал про приключения кассиров и товаров. Представьте: четыре вида сыра стоят рядом без штрихкодов (да-да, бывает и такое), кассир выбирает вручную из списка — и вдруг вместо «Бри» покупатель получает «Чеддер», потому что кнопка перепуталась или палец скользнул мимо.
Или вот ещё забавный случай: поставщик привёз молоко другой жирности (ну кто не любит сюрпризы?), а сотрудники приняли его как старую позицию — ведь молоко есть молоко! Итог всегда одинаковый: касса показывает продажи того товара, которого на складе нет (а может он просто спрятался), а настоящие продажи остаются загадкой для бухгалтерии.
Инвентаризация через квартал выдаёт минус по одной позиции и плюс по соседней — словно товары устроили обмен квартирами.
Владелец обычно винит во всём воровство и подозревает сотрудников (ну кто из нас этого не делал?), хотя истинная причина кроется в интерфейсе кассы и кривых позициях номенклатуры. Тетрадь или таблица работают только тогда, когда ассортимент не выходит за пределы сотни позиций и приёмка товара происходит раз в неделю. Как только ассортимент растёт или приёмка становится ежедневной – механика начинает барахлить быстрее старого холодильника зимой.
Проблема ещё в том, что запись делает один человек (тот самый герой с тетрадью), а менять остатки могут трое: кассир смены (который иногда похож на фокусника), приёмщик товара (человек с задачей «не забыть ничего»), да сам владелец магазина – который время от времени заглядывает за витрину «за вдохновением».
Между приходом товара и занесением его в учёт проходит от часа до трёх дней – за это время часть товара уже успела отправиться к покупателям или друзьям друзей.